Ambientes de Tratamento de Correspondência

Sendo um centro essencial de qualquer organização, o seu centro de correspondência poderia ter um papel ainda mais importante como parte de uma estratégia mais vasta de Managed Document Services. Integrando as operações de tratamento de correspondência e da reprografia - assim como outros processos documentais - as poupanças podem ser substanciais.

Aprofundado

Triagem de correspondência

A Ricoh pode gerir todos os aspectos de triagem da correspondência, sendo este normalmente dividido nas seguintes categorias:

• Correio não solicitado – isto pode incluir folhetos, jornais gratuitos e circulares

• Correio privado e confidencial

• Correio registado – como foi descrito acima, este necessita de ser registado e controlado

• Correio para abrir – por vezes alguns itens têm de ser abertos na sala de tratamento de correspondência

• Correio normal – recebido para ser sujeito a uma segunda triagem

• A nossa tecnologia está disponível para aumentar o processo de triagem, incluindo digitalização, leitores ópticos de caracteres, codificadores de barras e triagem automática. Também estão disponíveis soluções de triagem controladas por voz

Ciclos de recolha e entrega (correio)

Depois do correio ser separado, é entregue pelo colaborador da Ricoh nas secretárias dos destinatários ou, o mais habitual, em pontos de entrega de correio designados dentro da empresa.

Também podemos incorporar nas entregas correio registado e correio trazido por mensageiro, organizar entregas ad-hoc conforme for necessário ou notificar o destinatário que foi recebida uma encomenda e que deve vir à sala de tratamento de correspondência para a recolher.

Despacho

O correio enviado é tão importante como o correio recebido. Assim, temos uma gama de processos, incluindo:

• Separação de correio nacional e internacional

• Segregação em diferentes bandas de preço conforme o peso e tamanho

• Segregação em bandas de preço consoante a prioridade de entrega

Em seguida, colocamos o correio em sacos para serem recolhidos ou entregues nos correios, juntamente com quaisquer documentos necessários.

Administração

A função de administração é um elemento chave do nosso serviço de gestão. As responsabilidades são muitas vezes partilhadas mas o director das instalações irá assegurar que são realizadas de forma competente e profissional. As responsabilidades incluem:

• Gerir fornecedores

• Gerir a carga de trabalho de acordo com os acordos de nível de serviço e as prioridades acordadas

• Criar o relatório mensal dos acordos do nível de serviço e outras informações de gestão

• Facilitar o serviço de mensageiros

• Dar assistência aos colaboradores para gerir as flutuações de volume

• Assegurar que todo o trabalho é efectuado por colaboradores adequadamente treinados

• Receber os clientes